第一章 总 则
第一条 为进一步加强学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据国家有关法律法规以及学生管理工作的规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学生档案是学生自升入中学至大学毕业阶段所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体美、劳等方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。
第三条 学生档案应明确专人管理，管理人员必须政治可靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。学生档案管理工作坚持“为学生服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作准则，实行统一管理、严守秘密的保管办法。
第四条 学生档案工作由各系（部）具体负责管理。各系（部）要将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本系（部）学生管理工作中去，维护材料的真实面貌。在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保学生档案的完整与安全。
第二章 学生档案的管理
第五条 学生档案的管理
（一）学生档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的规定；
（二）学生档案由其所在系（部）根据自身情况指定专人管理，业务工作要接受学校学生工作处·团委·武装部、招生就业处、教务处·教学督导室、产学融合与对外合作办公室、党群工作部等相关部门的检查、指导；
（三）各系（部）建立本系（部）学生档案管理制度，对接收的学生档案和相关材料要及时进行鉴别、整理、归档。不得随意堆放，严防档案的毁损、丢失和泄密；
（四）各系（部）负责办理学生档案的查阅、借阅和转递；负责更新档案材料内容；负责为有关部门和用人单位提供学生档案材料；负责处理档案因特殊原因的移交以及其他有关事宜。
第三章 学生档案的归档
第六条 归档范围
学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容
（一）学生中学阶段形成的材料：包括团建材料、党建材料、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、中学生社会实践活动登记表、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表等。(各地因地区差异，材料会有所不同，中学材料以学生所在中学或省招办寄来为准，做好保存，及时归档 )；
（二）学生进入我校学习后形成的材料：入学登记表、毕业生成绩单、高等学校毕业生登记表、普通高等学校政审表、毕业生体检表、奖励材料、违纪处分材料、党团材料、非正常毕业学生学籍变动材料、服兵役有关材料、其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
第七条 归档要求
（一）各系（部）学生档案管理要按照归档范围及要求，将应归档的材料，收集齐全、完整，所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。归档材料必须完整、真实，文字清晰、对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。个人文字材料必须有本人签字，凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章；
（二）凡需归档的材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第八条 归档时间
新生档案材料在新生入学 3 个月之内由各系（部）辅导员负责收齐后按一定程序转交给该系（部）档案管理人员，严格交接手续。
第九条 归档手续
（一）学生工作处·团委·武装部、教务处·教学督导室等相关部门应将学生相应的奖励、处分、学籍变动、成绩单等有关材料及时转交系（部）档案管理人员，存入学生个人档案；
（二）学生毕业期间，党群工作部、学生工作处·团委·武装部、教务处·教学督导室、招生就业处等部门应及时将毕业生成绩单、团建材料、党建材料、毕业生登记表等材料转交系（部）档案管理人员，及时归档。
第四章 学生档案的查阅
第十条 学生档案的查阅
（一）因工作需要，以下人员可查阅学生档案
1.学校领导；
2.与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人；
3.持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。
（二）查阅学生档案应在学生档案室进行，并履行登记手续，并注明查阅事由。学生不得查阅本人或他人档案，档案管理人员也不得向学生本人泄漏档案内容；
（三）凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须填写《学生档案查阅审批表》，由查阅单位负责人和学生档案所在系（部）分管学生工作负责人签批同意后方可；
（四）档案管理人员及查阅人员应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、拆散、抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容；不得擅自拍摄复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的必须经学生工作处•团委•武装部同意；
（五）学生档案原则上不外借，确因工作需要必须借阅的， 应当由借阅单位开具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，并由系（部）分管学生工作负责人签字后方可借阅。借用完毕应及时归还，借阅时间不得超过 7 天（含休息日），外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续；
（六）对于违反借、查阅制度人员，视情节，给予批评教育或纪律处分，直至追究法律责任。
第五章 学生档案的转递
第十一条 非正常毕业离校学生（包括退学、转学、开除、自然死亡等）的档案，学校将学生非正常毕业证明原件放入学生档案，及时办理档案转递手续。
第十二条 正常毕业离校学生的档案转递工作，按有关规定组织实施。
第六章 附 则
第十三条 本办法适用于我校接受普通高等学历教育的全日制本、专科学生的档案管理。
第十四条 本办法由学生工作处·团委·武装部负责解释。
第十五条 本办法自颁布之日起施行。
